“De mogelijkheden in ons boekingsysteem Phenix zijn enorm”
Het leven van een TC

“De mogelijkheden in ons boekingsysteem Phenix zijn enorm”

Yvonne Bijsterveld is Manager Phenix Sales bij Travel Counsellors en houdt zich dagelijks bezig met de ontwikkelingen binnen het in-house boekingssysteem van Travel Counsellors genaamd Phenix. Travel Counsellor Jean-Paul is gebruiker van het eerste uur. Hoe ervaart hij het Phenix systeem?

Yvonne: Door mijn functie ben ik de hele dag met ons dynamic packaging systeem Phenix bezig. Ik vind het geweldig om te zien hoe het systeem zich ontwikkelt. Jij bent ook een frequent gebruiker. Jean-Paul: Ja, het is een mooi systeem en het wordt inderdaad alleen nog maar mooier en beter. Super!

Elke twee weken is er een nieuwe release in Phenix. Van de wetgeving pakketreizen die er automatisch in wordt verwerkt tot verbeteringen op het gebied van gebruiksvriendelijkheid, we staan nooit stil. Met een investering van €7 miljoen in technologie alleen al in het afgelopen jaar, investeren wij voortdurend in onze organisatie en in onze Travel Counsellors. Dat de wetgeving pakketreizen geïntegreerd is in het systeem helpt mij enorm. Je kan heel makkelijk pakketten samenstellen en offertes maken. Maar ook Phenix Flights is sterk in ontwikkeling. Er was al veel mogelijk, maar er komen steeds meer mooie uitbereidingen aan op het gebied van stoelen bijboeken, online inchecken, extra bagage etc.

Wat wij wel eens merken is dat nieuwe Travel Counsellors, die gewend zijn bij touroperators te boeken, moeite hebben om het Phenix systeem direct te omarmen. Hoe heb jij dat ervaren? Het is een omschakeling. Ik kom zelf niet uit de reisbranche en heb me het Phenix systeem dus meteen eigen gemaakt. Vanaf dag één zet ik bijna elke aanvraag direct in Phenix, tenzij het een prijsstunt pakketje is van een touroperator die ik zo kan inboeken. Daar kun je dan niet tegenop, maar een citytrip, zonbestemmingen enzovoorts gaan bij mij altijd via Phenix. Als je in Phenix een mooi pakket samenstelt met een goede prijs voor de klant ben je zelf ook koopman. Je bepaalt zelf hoeveel commissie je erop zet, en vanwege onze scherpe inkoop, kun je er vaak zo tussen de 15 en 20 procent opzetten en nog goedkoper zijn dan andere aanbieders. Het is echt een win-win.

Wat zou je willen zeggen tegen nieuwe Travel Counsellors die die omschakeling misschien nog moeten maken? Geef het eens een kans, probeer het gewoon! Uit het systeem komen mooie offertes, met hotelgegevens, foto’s die je naar wens kunt aanpassen en je kan het synchroniseren met de app. De klant krijgt dan direct een pushmelding in de app als de offerte is geüpload. Dit soort dingen zijn ook belangrijk voor de nieuwe generatie klanten. Die werken veel digitaal en hechten daar waarde aan. Je staat er misschien niet altijd bij stil, maar die app is natuurlijk gewoon super! Ik krijg ook veel positieve reacties van klanten. Voor jezelf is het ook handig, je ziet wanneer de klant een offerte geopend heeft, dan kun je ze meteen bellen met de vraag wat ze ervan vonden. Wanneer je een offerte stuurt via de mail, moet je maar afwachten wanneer ze het geopend hebben. Als de boeking gemaakt is, kun je in de app allerlei documenten uploaden zoals boardingpasses en vouchers, maar ook bestemmingsgidsen en leuke artikelen over de desbetreffende reis. Ik maak daar dankbaar gebruik van.

Heb je dan ook nog wel persoonlijk contact met de klant? Zeker, vaak breng ik de reisbescheiden ook nog langs, gewoon omdat het een extra contactmoment is. Wanneer er vluchtwijzigingen zijn bijvoorbeeld wordt dat gemeld in de app, maar ik bel de klant dan toch nog altijd even persoonlijk. Dat is ook fijn aan Phenix, je krijgt zelf automatisch een mail bij een wijziging en de klant krijgt het te zien in de app. Zo ben je altijd beiden op de hoogte. Bellen geeft mij de kans om te vragen of ik nog iets voor ze kan doen en dat beetje extra service te bieden. Dat wordt heel erg geapprecieerd.

Jij bent al een tijdje Travel Counsellor, wat vind je de mooiste ontwikkeling van de afgelopen jaren? Er is zoveel bijgekomen dat je op den duur bijna niet meer weet waar we begonnen zijn. Omdat je er dagelijks mee werkt, vergeet je ook heel snel hoe het eerst was. Maar wat ik zeker kan zeggen is dat Phenix een heel compleet boekingssysteem is, waar alles instaat. Ik vind het ook mooi dat het in connectie staat met onze 24/7 Duty Office. Bij calamiteiten, klein of groot en over de hele wereld, krijg je direct een melding over de klanten die daar in de buurt zijn en een overzichtje van de hotels waar ze zitten etc. Dat is in deze tijd gewoon heel belangrijk.

Er komen natuurlijk ook weleens dingen voor als overboekingen. Dat voorkom je niet. Normaalgesproken, als je op het reisbureau werkt, ben je gewend dat de touroperator het allemaal oplost. Maar nu ben je zelf verantwoordelijk. Wij op het hoofdkantoor in Den Haag en mijn collega’s in de UK ondersteunen daar vanzelfsprekend bij. Ja, de Travel Counsellors Duty Office is daarbij zo van belang. Je kunt altijd iemand bereiken en om hulp vragen of het nu midden in de nacht is of in het weekend. Daar heb ik ook zeker weleens gebruik van gemaakt. Als Travel Counsellor kun je dan het contact met de klant houden en op de achtergrond zorgt onze Duty Office voor de omboeking. Het geeft een prettig gevoel om te weten dat er altijd mensen voor je klaar zitten.

En zo is dat.

Meer weten?

Voor jezelf beginnen is een grote stap. Daarom staan wij klaar met raad en daad!

Neem contact op